V celotni Skupini Premogovnik Velenje, kjer so poleg Premogovnika Velenje še naše hčerinske družbe HTZ Velenje, RGP, PV Invest in Sipoteh, bomo začeli z letom 2018 plačilne liste namesto tradicionalnega ročnega načina po novem vročati po sodobnejših elektronskih poteh. Rešitev, ki smo jo izbrali, je nekakšen hibridni sistem, saj ta poleg elektronske pošte predvideva tudi postavitev informacijskih kioskov, na katerih bo zaposlenim z osebnimi vstopnimi gesli omogočen vpogled v njihove kadrovske in plačne podatke. Podatke bodo lahko uporabniki tudi natisnili.
Projekt, ki je zahteval veliko dela in usklajevanj, je zdaj dokončno potrjen in pripravljen za izvedbo. Pri vsakršnem uvajanju sprememb v podjetju se po navadi pojavlja veliko vprašanj, zato smo pripravili nekaj uporabnih informacij o poteku in izvedbi projekta e-plačilne liste.
Kakšno je stanje?
Do zdaj smo v Premogovniku Velenje in vseh hčerinskih družbah plačilne liste razdeljevali tradicionalno (ročno vročanje). Najprej smo jih natisnili, jih združevali z morebitnimi dopolnilnimi izpisi in jih na koncu kuvertirali. Nato je sledilo dvodnevno razdeljevanje na izplačilnih mestih. Zaposleni, ki jih niso prevzeli na teh mestih, so jih lahko kadarkoli prevzeli v prostorih Upravljanja s človeškimi viri. Celoten proces za skoraj 2.200 zaposlenih v Skupini PV je zahteval veliko dodatnega dela in časa, kar pri optimiziranju kadra tudi na področju Upravljanja s človeškimi viri predstavlja dodatno obremenjenost zaposlenih z deli, ki niso z njihovega strokovnega področja.
Kakšen je predlog izboljšave?
Predlog izboljšave je, da bi plačilne liste po novem vročali po sodobnejših elektronskih poteh, predvsem po elektronski pošti. Način, ki smo ga izbrali za celotno Skupino Premogovnik Velenje, je nekakšen hibridni sistem, saj ta poleg vročanja plačilne liste po elektronski pošti predvideva tudi postavitev informacijskih kioskov, na katerih bo zaposlenim z osebnimi vstopnimi gesli omogočen vpogled v njihove kadrovske in plačne podatke. Podatke bodo lahko tudi natisnili.
Kakšna bo oprema in kakšni so stroški investicije?
Pri izvedbi projekta predvidevamo postavitev štirih informacijskih kioskov in tiskalnik. Ob tem bo lahko vsak zaposleni, ki bo izpolnil in podpisal potrebno izjavo, elektronske plačilne liste in druge kadrovske vsebine prejemal tudi na osebni elektronski naslov. Ocenjujemo, da bo celotna investicija v programsko in strojno opremo ter njuno instalacijo znesla okoli 17.200 evrov.
Kje bodo postavljena informacijska mesta?
Vsa štiri informacijska mesta in tiskalnik bodo postavljeni v bližini sprejema oblačil za pranje.
Kakšen je pravni vidik za izvedbo projekta?
2. odstavek 135. člena ZDR-1 določa, da je delodajalec dolžan delavcu do konca plačilnega dne izdati pisni obračun, iz katerega so razvidni določeni podatki.
ZVOP-1 predpisuje dodatne zahteve za posredovanje t. i. občutljivih osebnih podatkov preko elektronskih omrežij:
- občutljivi osebni podatki morajo biti pri obdelavi posebej označeni in zavarovani, da se nepooblaščenim osebam onemogoči dostop do njih, razen v primeru, če je posameznik, na katerega se nanašajo občutljivi osebni podatki, te javno objavil brez očitnega ali izrecnega namena, da omeji namen njihove uporabe;
- pri prenosu občutljivih osebnih podatkov po telekomunikacijskih omrežjih šteje, da so podatki ustrezno zavarovani, če so posredovani z uporabo kriptografskih metod in elektronskega podpisa tako, da je zagotovljena njihova nečitljivost oziroma neprepoznavnost med prenosom.
Kako poteka časovnica izvedbe projekta?
Decembra lani smo nabavili vso potrebno računalniško in programsko opremo, na lokacijah informacijskih kioskov pa smo izvedli tudi vsa potrebna gradbena in instalacijska dela. V začetni fazi smo kadrovske in plačne dokumente po elektronski pošti testno pošiljali zaposlenim v službi Informatike, Upravljanju s človeškimi viri in Pravni pisarni.
Testno obdobje je končano, kar pomeni, da z januarsko plačo 2018 projekt uvajamo za vse zaposlene v Skupini PV. K plačilnim listam za december (pri izplačilu plače januarja 2018) bomo vsem zaposlenim v Premogovniku Velenje, HTZ Velenje, RGP, PV Invest in Sipoteh priložili izjave, s katerimi se bodo izjasnili, na kakšen način želijo v prihodnje prejemati kadrovske in plačne dokumente. Zaposlenim, ki se ne bodo odločili za prejemanje kadrovskih in plačnih dokumentov po elektronski pošti, bo dostop do teh dokumentov omogočen zgolj preko informacijskega kioska. Bazo elektronskih naslovov bomo na podlagi podpisanih izjav delavcev dopolnjevali vsake tri mesece.
Rok vrnitve izpolnjenih in podpisanih izjav je 25. januar 2018, začetek izvajanja projekta pa je predviden z januarsko plačo (pri izplačilu januarske plače februarja 2018).